DG Events: come promuovere la propria azienda e rendersi competitivi

Comunicare nel mercato globale
Gli eventi sono alla base di una buona promozione aziendale. Ne abbiamo parlato con Diana Gradara, responsabile della DG Events di Busto Arsizio

DG Events è specializzata nella comunicazione ed eventi. Ma cosa significa organizzare un evento?

Partiamo dal presupposto che, per chi lo fa di mestiere, organizzare gli eventi deve essere una vera e propria passione. Permettere ai clienti di sentirsi sollevati dall’impegno di seguire tutte le fasi di realizzazione del progetto e di “andare in scena” da assoluti protagonisti quando si apre il sipario, è la vera missione di un organizzatore di eventi.
Convegni, meeting, congressi, conferenze, cene di gala, inaugurazioni, open day, celebrazioni, lancio di nuovi prodotti, anniversario di fondazione, convention per dipendenti, commerciali, clienti o rivenditori: qualunque sia l’idea di evento che il cliente intende realizzare il primo obiettivo è quello di raccogliere tutte le informazioni necessarie per definire il progetto e fare le scelte più corrette per iniziare il suo sviluppo.
Fondamentale è ovviamente l’esperienza dei collaboratori che vengono coinvolti nella realizzazione dell’evento, i quali devono essere dei veri professionisti di cui si conosce la professionalità e a cui sapere esattamente che cosa poter chiedere.
Punto di partenza per l’organizzazione di un evento è tracciare il percorso che consiste nell’accompagnare i vari collaboratori in ogni fase del processo che coniuga la capacità delle risorse selezionate con la realtà dell’azienda cliente e con l’idea di evento che si vuole offrire agli invitati. Tutto ciò creando squadra: perché come in ogni squadra, il conseguimento dei risultati nasce dalla condivisione virtuosa delle capacità: divise nelle competenze, comuni nell’obiettivo. Ed è in questo momento che inizia la vera e propria composizione. Comporre un evento è mettere insieme le sue componenti in rapporti di armonia e di equilibrio, con il giusto peso e verso una precisa direzione. L’armonia è quella irripetibile combinazione di cose diverse che piace. Il peso è la sua capacità di attirare l’attenzione degli invitati, di tenerli dentro l’evento. Location, catering, allestimento, accoglienza. Dal dialogo funzionale di questi ingredienti (solo alcuni di una lunga serie!) si concretizza l’essenza della parola evento: fare venire fuori l’azienda per la quale è stato organizzato.
In tutto ciò l’organizzazione è la risorsa più importante. Saperla gestire con sicurezza è una capacità necessaria. Semplifica le relazioni tra le persone, migliora l’operatività nella composizione dell’evento e della sua messa in scena.

Parlaci di questi ingredienti. Quali sono le componenti che hanno bisogno di essere attenzionate durante l’organizzazione di un evento aziendale?

Sono ovviamente moltissime e variano con il variare della tipologia dell’evento. Tre, in particolare, meritano estrema attenzione: la location, il catering e l’allestimento. La scelta della location è fondamentale. In molti progetti rappresenta più del 50% dell’evento. A volte è proprio la location a essere non solo il luogo in cui si svolge l’evento ma anche un vero e proprio mezzo di comunicazione.
Centri congressi, auditorium, teatri, hotel, ristoranti; ma anche dimore storiche, residenze di prestigio, musei, chiese sconsacrate ben si prestano a quello che intendiamo offrire ed offriamo ai nostri clienti. Per scegliere la migliore location, bisogna effettuare una ricerca in profondità. Trovare il luogo e lo spazio che abbia le caratteristiche migliori per ospitare l’idea di evento che il cliente intende realizzare non è semplice. Detto questo, il catering, o comunque la giusta scelta enogastronomica non può mancare tra le componenti di un evento.
Bisogna farne una questione di gusto, in tutti i sensi. Nel senso più lato: creare quell’atmosfera per cui l’invitato si senta un ospite. Il senso più stretto: dare all’evento un sapore non solo concreto, ma anche di immagine. Elegante per una cena di gala, tradizionale se si desidera far conoscere il proprio territorio con prodotti tipici, essenziale se si vuole intrattenere gli ospiti con un light-buffet o un aperitivo. Ed infine, prestare attenzione all’allestimento. Il giusto obiettivo è trasformare la location scelta in una scena, dando a quello spazio un gusto estetico, una funzionalità tecnica, un’atmosfera ospitale.
Tensostrutture, palchi, complementi di arredo, addobbi floreali, stand, impianti di illuminazione audio e video, grafiche, totem sono solamente alcune delle componenti dell’allestimento per un evento. Lo spazio scelto deve diventare la scena del cliente, poichè trasmette la sua immagine aziendale, comunica la sua voce, accoglie i suoi invitati.

Se ci dovessi spiegare quindi che cosa è, in fondo, un evento, cosa ci diresti?

Direi che è un pezzo di tempo oggettivo, che inizia ad un’ora e finisce ad un’altra. Durante queste ore gli ospiti percepiscono che quel tempo non è solo un tempo scadenzato dalle lancette dell’orologio. È qualcosa di più. Quelle ore diventano per gli invitati il tempo di un’ampia esperienza di contenuti: informazioni, narrazioni, emozioni, degustazioni, ma anche una maggiore vicinanza all’azienda, una sensazione di intenso coinvolgimento, un rinnovato senso di appartenenza. Chiunque siano gli ospiti – manager, commerciali, dipendenti, affiliati, franchiser, clienti o potenziali tali – con l’organizzazione di un evento verranno tutti raggiunti attraverso il canale più vivo, diretto, trasparente: quello umano. Di fronte a loro, gli invitati trovano un’azienda in carne e ossa: con la propensione ad aprirsi, a raccontarsi, a proporre nuove idee di vendita, ragioni da fare conoscere, motivazioni da trasmettere, opportunità da mettere in circolazione, nuovi argomenti da diffondere.
In quelle ore l’evento ha una sua vita, in un tempo che non tornerà più indietro. Supera la concezione temporale, va oltre il tempo. Esiste una sola volta. Poi, e in questo consiste la sua profondità, resterà nella memoria.

[Da Muletti Dappertutto n. 2/2016]