Prima di prendere una decisione che avrà un impatto a lungo termine, i professionisti del facility management devono comprendere quali tipi di software di gestione sono a loro disposizione. Il software di facility management (FMS) può aiutare a migliorare l’attrattiva, le condizioni, le prestazioni e il potenziale di guadagno di una proprietà. Facility Management Software è il termine generico per diversi tipi di software correlati e l’hardware ad essi collegato. Diamo un’occhiata ai cinque tipi di FMS utilizzati oggi e a una spiegazione di come aumentano il risparmio sui costi e migliorano la reattività della gestione, il comfort e la funzionalità dell’edificio, la produttività aziendale e l’efficienza delle risorse.
Sistema di gestione computerizzata della manutenzione (CMMS)
Un sistema di gestione computerizzata della manutenzione (CMMS, Computerized Maintenance Management System) è uno dei tipi più basilari di software di facility management, ma offre comunque funzionalità sostanziali e risparmio di tempo. Un CMMS esegue il triage e la prioritizzazione delle richieste di intervento, tiene traccia degli ordini di manutenzione e organizza e agisce sui dati raccolti da asset e infrastrutture. Questi sistemi analizzano anche la situazione finanziaria, eseguono la manutenzione preventiva e mantengono la documentazione e i database ordinati e accessibili. Le persone più propense a utilizzare un CMMS sono i responsabili della manutenzione, i tecnici, i custodi e chiunque altro sia incaricato di mantenere funzionante una struttura. Questi sistemi sono generalmente basati su cloud per favorire la mobilità. I dati che raccolgono possono essere inseriti manualmente oppure da remoto tramite sensori e altri dispositivi.
Facility management software (FMS)
Il software di facility management (FMS) è un termine generico popolare utilizzato da molti utenti, inclusi i facility manager che lo impiegano per descrivere un tipo specifico di software. Mentre un CMMS viene utilizzato quasi esclusivamente per organizzare i dati di manutenzione e tenere in ordine le richieste di intervento, l’FMS è più completo. Il CMMS potrebbe funzionare interamente senza hardware esterno o software aggiuntivo – potrebbe essere semplicemente un cruscotto digitale per mantenere le attività di manutenzione e custodia correttamente organizzate, prioritizzate e assegnate. L’FMS, tuttavia, va oltre aggiungendo diversi tipi di capacità di gestione e analisi, tra cui: tracciamento delle risorse basato sulla posizione; manutenzione predittiva piuttosto che programmata; analisi dell’occupazione dell’edificio; monitoraggio e analisi del consumo energetico per risparmiare. Un vero FMS sarà probabilmente abbinato a una piattaforma infrastrutturale completa basata sull’Internet of Things (IoT). Questa infrastruttura sta diventando più sofisticata, aiutando i facility manager a essere più reattivi in materia di conformità e a prendere decisioni di pianificazione a lungo termine sugli edifici. Aiuta anche a ridurre la manutenzione differita e programmata a favore di una manutenzione più snella e proattiva basata sulle condizioni reali delle macchine o della proprietà. Coloro che necessitano di una motivazione convincente per investire in software di gestione delle strutture dovrebbero considerare la conformità e la sicurezza dei dati. Il Cisco/Cybersecurity Ventures 2022 Cybersecurity Almanac prevedeva che il cybercrime raggiungerà un costo globale di 10,5 trilioni di dollari USA entro il 2025. L’FMS fornisce strumenti di organizzazione dei dati e i mezzi per proteggere le informazioni dietro solide difese informatiche. La cybersicurezza è vista come un imperativo morale tra i proprietari di edifici, che devono affrontare aspettative sempre più elevate da parte degli organismi di regolamentazione e del pubblico a causa di preoccupazioni ambientali, sociali e di governance (ESG).
CAFM, Computer-Aided Facility Management
Il software di gestione computerizzata delle strutture (CAFM, Computer-Aided Facility Management) è simile al CMMS. Supporta attività decisionali di ordine superiore che coinvolgono l’anticipazione, la pianificazione, l’assegnazione e la misurazione del successo di attività di manutenzione e custodia. Tuttavia, incorpora anche funzionalità centrate sul cliente e funzioni di allocazione dello spazio. I facility manager possono utilizzare tecnologie software CAFM come telecamere e visione artificiale per studiare ambienti di ospitalità e spazi di lavoro, nonché sistemi informativi per l’edilizia (BIM). I vantaggi del CAFM includono:
- la possibilità di impegnarsi nella pianificazione a lungo termine degli edifici;
- accesso ad applicazioni che supportano la gestione di terreni e proprietà;
- accesso all’analisi dei comportamenti umani;
- supporto per attività di ingegneria e architettura;
- la possibilità di monitorare il ciclo di vita delle apparecchiature per analizzare la longevità delle risorse.
Pensa alle piattaforme CAFM come prodotti completi che integrano le migliori funzionalità di progettazione assistita da computer (CAD), gestione automatizzata delle strutture, organizzazione di database, software di pianificazione aziendale e piattaforme di manutenzione predittiva. Il software CAFM migliora ulteriormente i vantaggi offerti da CMMS e FMS chiudendo il ciclo tra le funzioni di C-suite o pianificazione aziendale e i dati pratici raccolti al “limite” dell’organizzazione, ovvero i suoi edifici, stanze, strutture e sistemi. Il software CAFM semplifica la pianificazione aziendale pratica, reattiva, responsabile e basata sui dati. Questa semplicità è utile quando i proprietari e i gestori di immobili si trovano senza un piano chiaro per la vita post-pandemia.
Sistemi di gestione integrata del posto di lavoro (IWMS)
Anche se ci sono molte similitudini tra i software di gestione delle strutture (FMS) e i sistemi di gestione integrata del posto di lavoro (IWMS, Integrated workplace management systems), tieni presente che questi ultimi funzionano più come un database o un magazzino dati. Un IWMS supporta la pianificazione di ordine superiore e a lungo termine, mentre l’FMS si concentra sulla gestione quotidiana dell’ambiente costruito. Entrambi i sistemi supportano la pianificazione immobiliare, la gestione degli affitti e l’allocazione dello spazio, tra le altre attività di monitoraggio e gestione delle risorse. Tuttavia, i prodotti IWMS sono più utili per migliorare la comprensione dei facility manager su questioni a lungo termine nel loro settore piuttosto che per aiutarli a monitorare attentamente le risorse o le attività quotidiane. Il personale che ha maggiori probabilità di utilizzare e beneficiare di un investimento IWMS sono proprietari di edifici, responsabili di cantiere, pianificatori immobiliari e specialisti della conservazione delle risorse. Quest’ultimo punto è particolarmente importante da considerare per i proprietari e i gestori di edifici. Residenti e investitori desiderano edifici ecologici e sostenibili in cui vivere o completare i loro portafogli. Un IWMS potrebbe essere la chiave per aiutarli a comprendere e ridurre meglio il consumo di energia e acqua della loro struttura.
Piattaforme di gestione intelligente della manutenzione (IMMP)
Anche per qualcuno che trova i termini e le capacità del software ampiamente intercambiabili, quest’ultima categoria merita una distinzione. Molti tecnologi e facility manager vedono le piattaforme di gestione intelligente della manutenzione (IMMP, Intelligent Maintenance Management Platform) come il futuro di una gestione efficace e scrupolosa. Una gestione produttiva delle strutture richiede dati, ma non sempre è chiaro come agire sui dati acquisiti. Le precedenti quattro tecnologie software di gestione delle strutture aiutano a costruire una solida piattaforma di infrastruttura IT. L’IMMP va oltre integrando il machine learning e la capacità di vari asset di comunicare tra loro. Queste risorse possono includere:
- sistemi di riscaldamento, ventilazione e condizionamento dell’aria (HVAC) e controllo del clima;
- sistemi di sicurezza;
- illuminazione;
- dotazioni fisse e mobili;
- inventario fisico.
Un IMMP riceve i dati e li analizza in modo intelligente per prevedere il futuro della struttura, nonché le sue esigenze o risorse disponibili. Sfrutta dati in tempo reale, machine learning e analisi avanzate per eliminare il giudizio umano, la scarsa capacità di attenzione e potenziali errori dalle attività essenziali per il funzionamento armonioso di una struttura. Un IMMP non solo realizza il vasto potenziale del tele rilevamento per la gestione delle proprietà, ma mette anche modelli di machine learning robusti a capo della supervisione. Ciò lascia i dipendenti umani, a volte difficili da trovare al giorno d’oggi, più liberi di prestare i loro talenti ad altre aree dell’azienda.
Il futuro dei software di facility management
I vari tipi di software di gestione delle strutture sono stati alcuni dei doni più importanti della tecnologia e fanno parte di quella che viene chiamata la Quarta Rivoluzione Industriale, o Industria 4.0. L’Industria 4.0 e la manutenzione 4.0 nell’ambiente costruito forniscono accessibilità, automazione, analisi, raccolta dati in tempo reale e interventi rapidi su ogni sistema dell’edificio. Il futuro di queste tecnologie offrirà ancora più opportunità avanzate per sfruttare il tele rilevamento, l’IoT e le tecnologie cloud. Ad esempio, i sistemi di visione artificiale stanno già guadagnando terreno per razionalizzare o addirittura automatizzare le ispezioni di case ed edifici. Le immagini e gli altri dati raccolti dai sistemi di Building Information Modeling (BIM) consentono di creare facilmente strutture di rappresentazione digitale complete. Questi gemelli digitali (digital twins) capitalizzano ulteriormente il potenziale dell’FMS creando simulazioni funzionanti dei modelli di traffico e occupazione di un edificio, del suo utilizzo di risorse e di energia nel tempo e di ciascuno dei suoi sistemi di manutenzione e climatizzazione. Un gemello digitale di un edificio o di un campus aiuta proprietari e direzione a risparmiare denaro trovando inefficienze e opportunità per ottimizzare le prestazioni. Le strutture con alto tasso di turnover o commissionamento continuo o ristrutturazione per diversi clienti beneficiano notevolmente di investimenti in FMS e IMMP.
